hamnebasseng langt

Økonomireglement

1. Generelt om økonomireglementet

1.1 Bakgrunn
Lov om kommunar og fylkeskommunar av 25.09.92 med tilhøyrande forskrifter av desember 2000 er prega av at staten oppfordrar kommunane til å drive mål- og rammestyring. 

Stortinget vedtok endringar i kommunelova i juni 2000 og Kommunal- og regional- departementet (KRD) har med bakgrunn i lovendringane fastsett nye forskrifter på økonomiområdet

  • Forskrift om kommunale og fylkeskommunale årsbudsjett - jfr kommunelova § 46 nr 8
  • Forskrift om kommunale og fylkeskommunale årsrekneskap og årsmelding - jfr kommunelova § 48 nr 6
  • Forskrift om rapportering frå kommunar og fylkeskommunar - jfr kommunelova § 49 nr 2
  • Forskrift om kommunale og fylkeskommunale garantiar - jfr kommunelova § 51 nr 3
  • Forskrift om kommunar og fylkeskommunar si finansforvaltning - jfr. kommunelova § 52 nr 2

De nye reglane er meir rammeprega enn dei førre, og det er difor naudsynt for kommunane å fastsetje ytterlegare reglar på økonomiområdet i eige økonomireglement.

1.2 Formål
Formålet med økonomireglementet er:

  • Å syne kommunen sitt økonomi- og rekneskapssystem
  • Å bidra til ei effektiv og forsvarleg økonomiforvaltning i kommunen
  • Å bidra til ei betre økonomistyring
  • Å gje dei folkevalde eit tilfredsstillande vedtaksgrunnlag
  • Å dokumentere viktige økonomirutiner

 Økonomireglementet er sett opp med budsjett- og rekneskapsteori saman med framgangsmåtar (rutiner) for korleis ein løyser dei viktigaste spørsmåla i eiga økonomiforvaltning.

1.3 Delegerte fullmakter
Økonomireglement byggjer på møte og delegasjonsreglement kor fullmakter i budsjettsaker, kap.23, vert delegert. Utifrå den saka har ein i dette reglement sett opp korleis delegasjonen vil fungere i praksis, kor rådmann Rådmannen er av bystyret gjeven tilvisingsmynde for heile den kommunale forvaltninga. Rådmannen kan internt delegere si tilvisningsmynde.

Økonomireglement inneheld følgjande særskilde delegeringar:

  1. Ved delvis strykingar i årsavslutninga får rådmannen fullmakt til å prioritere kva avsetningar i drifts-rekneskapen som heilt eller delvis skal strykast og kva utgifter i investeringsrekneskapen som skal prioriterast finansiert ved overføringar frå drift.
  2. Rådmannen gis fullmakt til å plassere kommunen sin ledige likviditet og andre midlar etter retningslinjer gitt i reglement.
  3. Rådmannen har fullmakt til å ta opp lån til formål fastlagt i Kommunelova § 50, og får fullmakt til å godkjenne rente- og avdragsvilkår, og til å underteikne lånedokumenta.
  4. Distriktsrevisjonen gis ansvaret for løpande å vurdere/sikre dei etablerte rutiner og regler for finansforvaltninga.
  5. Skatteoppkrevjar får heimel som særnamsmann for dei offentlegrettslege krava. Økonomiavdelinga vil også kunne drive inn kommunen sine andre krav som eigeninkasso, eller nytte ekstern inkassator.

    Rådmannen får mynde til å avskrive konstaterte tap på krav, etter nærmare retningslinjer.

2. Utarbeidelse, fordeling, behandling, disponering og oppfølging

2.1 Kommunen sitt plan- og økonomisystem
Det kommunale økonomisystemet er sett saman av 5 hovudelement:

  • 1. Kommuneplanen sin langsiktige del
  • 2. Kommuneplanen sin kortsiktige del (handlingsprogrammet/økonomiplanen)
  • 3. Årsbudsjettet
  • 4. Kvartalsrapportar
  • 5. Årsrekneskap, årsmelding og nasjonal rapportering

Kommuneplanen sin langsiktige del
Kommuneplanen sin langsiktige del fastset målsetjingar og hovudprioriteringar for kommunen. Kommuneplanen har eit 12 års perspektiv og vert rullert kvart fjerde år, dvs i kvar bystyreperiode.

Kommuneplanen sin kortsiktige del
Kommuneplanen sin kortsiktige del (handlingsprogrammet/økonomiplanen) har eit 4-årig perspektiv og vert rullert kvart år. Økonomiplanen vert utarbeidd slik at den tilfredsstiller krava til handlingsprogram, og desse dokumenta vert dermed identiske. Dokumentet vert heretter omtala som Økonomiplanen. Årsbudsjettet er identisk med første året i økonomiplanen. Prioriteringane i Kommuneplanen sin langsiktige del vert konkretiserte i økonomiplanen og årsbudsjettet.

Økonomiplanen og årsbudsjettet vert handsama parallelt, med vedtak i bystyret i desember. 

I løpet av året vert det rapportert til bystyret tre gonger; pr. 30.mai , 31.august og 30. november. Her gjer vi ein grundig gjennomgang av rekneskapen i forhold til budsjettet. Hovudutvala handsamar rapportar utarbeidde for sektorane, medan formannskapet og bystyret handsamar rådmannen sin kvartalsrapport for heile kommunen. I fullmakter i budsjettsaker framgår sektorutvala og administrasjonen sine høve til å regulere budsjettet i løpet av året.

I samband med kvartalsrapportane kan ein gjere budsjettreguleringar etter vurdering, i dei folkevalde organ eller administrativt, i samsvar med delegasjonsregelement.

 Kommunen er pålagd å gje løpande informasjon om ressursbruk og tenesteproduksjon til bruk i nasjonale informasjonssystem, jfr kommunelova § 49 og forskrift om rapportering pr. 15. februar kvart år. For vidare prosedyre; sjå kapittel 6.

Bystyret er pålagt å handsame årsrekneskapen innan 1.juli det påfølgjande år, jfr. kommunelova § 48 og rekneskapsforskriftene § 10. For vidare prosedyre sjå kapittel 5.

 Rådmannen skal utarbeide årsmelding i samsvar med kommunelova § 48. For vidare prosedyre; sjå kapittel 6.

 2.2 Årsbudsjett og økonomiplan
FORMÅL

Formålet med framlegging av årsbudsjett og økonomiplan er å realisere målsetjingar fastsette i Kommuneplanen sin langsiktige del, planleggje nye tiltak og føre kontroll med kommunen sin ressurstilgang og ressursbruk. Budsjettarbeidet vil også avdekkje kommunen sin ressursar og tilgang på ressursar, og gje informasjon om verknadene av vidare drift på dagens nivå.

 BRUKSOMRÅDE
I samsvar med kommunelova § 44 skal bystyret ein gang i året vedtake ein rullerande økonomiplan. Økonomiplanen inneheld all verksemd som vert omfatta av kommunen som juridisk person. Økonomiplanen skal leggjast til grunn ved kommunen sitt budsjettarbeid og anna verksemd. Sektorplanar skal integrerast i økonomiplanlegginga og bruken av midlar innarbeidast i økonomiplanen, jfr kommunelova § 44, nr 5. Økonomiplan og årsbudsjett legg grunnlaget for kommunen si økonomistyring.

 ANSVAR
Ansvaret for å utarbeide ein samla økonomiplan/årsbudsjett er hos rådmannen.
Formannskapet har ansvaret for å utarbeide ei innstilling til bystyret i økonomiplan-og årsbudsjettsaker.

 2.2.1 Utarbeiding
Kommuneplanen sin langsiktige del vert nytta som grunnlag for økonomiplan og årsbudsjett. I tillegg vert følgjande nytta:

  • sektorplanar
  • konsekvensjustert budsjett
  • årsrekneskap
  • årsmelding
  • evaluering av drift og vedtekne mål
  • nasjonal rapportering

2.2.2 Konsekvensjustert budsjett
For å få betre oversikt over den økonomiske handlefridomen i økonomiplan-perioden utarbeider rådmannen eit konsekvensjustert budsjettoversyn. Med utgangspunkt i inneverande års budsjett, viser ein fylgjene av å oppretthalde dagens driftsaktivitetar gjennom heile perioden. I tillegg er Sektorplanar og dei investeringar som bystyret har vedteke ved siste rullering av økonomiplanen, lagde inn.

2.2.3 Oppstilling og fordeling
Økonomiplanen og årsbudsjettet skal setjast opp etter ein fastsett mal. Dei skal byggje på sektorane sin rekneskap for det føregåande året. Den vert korrigert for:

  • - Forventa endringar i perioden (ny verksemd o.l.)
  • - Målsetjingar for sektorane si verksemd
  • - Resultat som ein forventar nådd i planperioden
  • - Endringar i stillingar (nye/endringar/reduksjonar)

Bystyret skal vedtake driftsbudsjettet og investeringsbudsjettet på rammeområder i samsvar med obligatorisk oppstilling, jfr budsjettforskriftene vedlegg 1a, 2 og 4.

Ut frå kommunelova § 44 skal økonomiplanen omfatte heile kommunen si verksemd, vere realistisk og setjast opp på ein oversiktleg måte. Bystyret avgjer sjølv korleis økonomiplanen skal framstillast. Økonomiplanen vert vedteken på netto rammeområde på lik line med budsjettet.

 Hovudinndelinga av rekneskap og budsjett

Flora kommune deler rekneskap og budsjett i følgjande lovpålagde delar:

ÅRSREGNSKAP/BUDSJETT
Driftsrekneskap/budsjett
+ Investeringsrekneskap/budsjett
= Løyvingsrekneskap/budsjett
Balanserekneskap

 2.2.4 Handsaming
Handsaming av økonomiplanen og årsbudsjettet skal skje i samsvar med kommunelova §§ 44 og 45, og budsjettforskrifta §§ 3, 4 og 15. Ein viser dessutan til: Møte og delegasjonsregelement for Flora kommune, delegering av mynde i budsjettsaker.

 2.2.5 Oppfølging av budsjett
Det kan ikkje gjerast endring av inneverande års budsjett etter 31.12, jfr budsjettforskriftene § 15.

3. Økonomimodellen, økonomisystemet og kontoplanen

3. 1. ØKONOMIMODELLEN OG ØKONOMISYSTEMET

3.1.1 Økonomisystemet
Økonomistyring er bl.a å ha kontroll over verdiskapinga og pengestraumane slik at ressursane vert utnytta så effektivt som mogeleg.

Eit økonomisystem er hovudsakleg samansett av følgjande modular:

  • Hovudrekneskap/budsjett
  • Løns- og personalsystem
  • Faktureringssystem
  • Innkjøp og logistikk

I tillegg er det ei rekke fagsystem (t.d. pleie og omsorgssystem, sosialdata, forvaltnings- drifts- og vedlikehaldssystem for bygningar m.v.) som vert nytta av dei ulike avdelingar/etatar. Desse systema gjev data til dei 4 hovedmodulane som utgjer økonomisystemet. I den løpande økonomistyringa er spesialsystema eit viktig supplement.

Hovudrekneskap/budsjettsystem er sentralt i oppbygginga av ein økonomimodell, fordi her samlar og presenterer ein data frå alle modulane i økonomisystemet og frå dei ulike fagsystema.

3.1.2 Økonomimodellen
Grunntanken i økonomimodellen er "reindyrking" av logisk uavhengige styringsomgrep. I økonomimodellen kallar ein desse styringsomgrepa dimensjonar og dei kan setjast saman etter som det trengst. Dimensjonane skal gje relevante data for økonomistyring, noko som inneber at det vi ønskjer å få ut skal styre kva vi legg inni økonomisystemet. Økonomimodellen (kontostrengen) styrer "input" i økonomisystemet.

Flora kommune byggjer opp økonomimodellen med basis i desse dimensjonane :

  • Art (ressursbruk, inntekts- og utgiftstypar)
  • Teneste (kva som vert gjort)
  • Funksjon

som dimensjonar, og i investeringar der det også er naudsynt å vise spesielt kva vi gjer noko med (objekt/anlegg), og dette vert ivareteke i dimensjonen prosjekt.

Byggeklossar i økonomimodellen

ART
Ressurs/inntektstype (kva slags løn, utstyr, salsinntekter mv)
beløp, kvantum
Budsjett pr månad, år, fleire år tilbake/framover (HP)

TENESTE
Teneste skal vise kor vi har desse utgiftene/inntektene og kva som er gjort/skal gjerast (kva tenester inntekter/utgifter kan føre til). Tenestestrukturen viser organiseringa av verksemda og dermed kven som har ansvar for dei enkelte ledda i tenestestrukturen.

PROSJEKT
Prosjektdimensjonen vil stort sett innehalde tidsavgrensa aktivitetar. I første omgang er det aktuelt å nytte prosjekt i høve til oppføring av bygg og anlegg, tiltak i samband med handlingsprogrammet/økonomiplan, tilskot som krev eige rekneskap osv. Prosjekt er uavhengig av år, dvs at fleire år kan til ein kvar tid sjåast i samanheng.

Innanfor dei ulike dimensjonane er det eigne kontoplanar, dvs. t.d. ein kontoplan for art, teneste og prosjekt, som i spørjing og rapportering koplast saman for lettare å presentere økonomisk informasjon. I økonomisystemet kan det leggjast opp til konteringsreglar som effektiviserer «input» og kontrollfunksjonane i det daglege bruk. Administrativ styring og oppfølging vil vere fokusert på tenester, mens politisk styring og prioritering vil vere mest oppteken av sektorrammer/funksjonar. Med registreringsnivå forstår vi den kontospesifikasjon (kontostreng) som vert nytta ved tilvising av rekningar og løn for registrering i datasystemet.

Kontostrengen er samansett av følgjande komponentar:

Art (inkl. kontoklasse) - 5 siffer
Teneste - 6 siffer
Funksjon - 3 siffer
Prosjekt berre nytta av prosj.avd - 5 siffer

Drifts- og investeringsdelen nyttar dei samme dimensjonane. I økonomimodellen er skiljet mellom drifts- og investeringsdelen gjennomført i art, slik at første siffer i art gjev investering eller drift (3=investeringsdelen og 1=driftsdelen).

3.1.2.1 ART
Art seier kva type ressursinnsats som vert nytta (hovudgrupper av inntekter og utgifter).

Art er bygd opp etter same mal som Kostra-art, men første siffer er kontoklasse. 2-4 siffer er Kostra-art eller ei «fortetting» av Kostra-art. 5. siffer er oftast 1, men kan vere ytterlegare spesifisering.

Døme:
10101 fast lønn faste tilsette (Under Kostra-art 010)
10102 fast lønn til faste lærarar (Under Kostra-art 010)

3.1.2.2 TENESTE
Kode og nemning på konkrete tenester som kommunen yter til innbyggarane.

1.- 2.-siffer viser til den enkelte tenesta
3.- 4. siffer er sektorramma
5.- 6. siffer er en underspesifisering.

3.1.2.3 FUNKSJON
Funksjonar gir uttrykk for kva ressursar i form av grupper av aktivitetar/tenester kommunen bruker for å ivareta bestemte behov hos innbyggarane.

3.1.3 Forholdet til Nasjonal rapportering (KOSTRA)
Målet med KOSTRA er å kople saman tenesteproduksjonsdata (type tenester, produserte einingar, personellinnsats årsverk/timar, brukarar m.v.) med økonomidata (utgifter og inntekter p.r. funksjon). Samanstillingane vil gje informasjon om prioritet, produktivitet og dekkingsgrader i forhold til kommunen sine ulike brukergrupper. Gjennom denne rapporteringa vert nøkkeltall i tre nivå produsert. Nøkkeltala er relevante for kommunen si eiga styring.

Rapportering av økonomidata vert basert på arter og funksjonar i samvar med ei eiga rapporteringsforskrift. Kommunen sin økonomimodell tek omsyn til rapporteringskrava i KOSTRA.

3.1.4 Intern rapportering
Rapporteringa må sjåast i forhold til tenesteerklæringar som vert laga for dei ulike sektorane for å resultatvurdere drifta til Flora kommune, i forhold til dei mål som er politisk vedteken.

Rapportering og spørjing av økonomiske data vil føregå ved at ein vel ut ein eller fleire dimensjonar i økonomimodellen som skal inngå i eit søk. Kva nivå som skal presenterast vil avhenge av målgruppe. Ein rapport til eit hovudutval kan t.d. vere samansett av alle einingar innanfor hovudutvalet sitt ansvarsområde eller teneste, for ein meir detaljert presentasjon saman med art eller innanfor hovudpost nivå (lønnsutgifter, forbruksvarer og tenester m.v.). Beløpskolonnene kan vere regnskap pr dato, periodisert budsjett, budsjett for heile året evt. tidlegare rekneskap.

Det som er nytta i rapportering til politisk og administrativ styring er følgjande:

3.1.4.1 TENESTEOMRÅDE
42 Tenesta Torvmyrane skule er sum av tenestene innan skule, barnehage og SFO som er styrt av rektor på skulen, som tenesteleiar

3.1.4.2 SEKTOROMRÅDE
Kommunen er delt inn i 16 sektorområde. Sektorområde er sum av tenester, og vert nytta i handlingsplanen, budsjett .

2 Grunnskule er sum av tenestene for skular, SFO og PPT.

3.1.4.3 POSTGRUPPE
Postgruppe er også det nivå bystyret vedtek budsjettet på. Postgruppe er ein sum av arter.

Postgruppe vert nytta oftast saman med rammeområde, programområde, teneste og ansvar.

Døme:
0 Løn Sum arter 10101 – 10999
54 Avs. frie fond Sum arter 15400 – 15499

3.1.5 Endringar i kontoplanen
Når kontoplanen må endrast, skal endringane sendast økonomisjefen for godkjenning og utføring. Endringar kan gjelde endring/sletting av eksisterande konti eller oppretting av nye i både driftsbudsjett/regnskap, investeringsbudsjett/regnskap og balanse.

5. Regnskapsprinsipp og årsavslutning

5.1 Årsrekneskap
Kommunane er pålagde å utarbeide årsrekneskap og årsmelding for si verksemd i tråd med kommunelova § 48. I tillegg til kommunekassen sin rekneskap, gjeld lova også for kommunale verksemder oppretta i medhald av kommunelova § 11 og interkommunale samanslutningar, ref. kommunelova § 27.

Årsrekneskap er samansett av fleire dokument som kan nemnast slik:

  1. Løyvingsrekneskap; drift- og investeringsrekneskap
  2. Balanserekneskap
  3. Økonomiske oversikter, jfr rekneskapsforskriftene
  4. Notar
  5. Nasjonal rapportering (KOSTRA)
  6. Årsmelding

Fagsjef for rekneskap har ansvar for dokumenta som inngår i punkt 1-5.

Rådmannen har ansvar for årsmelding.

5.2 Grunnleggjande rekneskapsprinsipp
5.2.1 «Anordningsprinsippet»

Definisjon i følgje rekneskapsforskriftene § 7:

"Alle kjente utgifter/utbetalingar og inntekter/innbetalingar i året skal takast med i løyvingssrekneskapen for vedkomande år, anten dei er betalte eller ikkje når rekneskapa vert avslutta."

Anordningsprinsippet inneber at alle kjende utgifter og inntekter skal knytast til og bokførast på rett år, uavhengig av om inn- eller utbetaling er gjennomført. Sentralt i periodiseringa av utgifter er spørsmålet om varer/tenester er mottekne av kommunen, og for inntekter om varer/tenester er leverte frå kommunen til kundane. For vurdering av om vara/tenestene er leverte/mottekne er det av avgjerande om det har funne stad ein overgang av risiko og kontroll til mottakar (kommunen eller kunden).

5.2.2 Finansielt orientert rekneskap
Inntekter og utgifter i kommunal samanheng er finansielt orientert, dvs det er innkjøp av varer, tenester og produksjonsmidlar, samt finansiering av dette, som er det sentrale.

5.2.3 Bruttoføring
Rekneskapen skal førast brutto. Det skal ikkje gjerast frådrag for tilhøyrande inntekter til utgiftspostane. I praksis vil dette innebere at alle utgifter/utbetalingar må visast med sine fulle beløp. Tilsvarande for inntekter/innbetalingar.

Døme:
Refusjon av sjukepengar vert inntektsførte i kommunane som ei eiga inntektsart og kan ikkje redusere lønnsutgiftene.

5.2.4 All tilgang og bruk av midlar
All tilgang og bruk av midlar skal visast i drifts- og investeringsbudsjettet/rekneskapen.

5.2.5 God kommunal rekneskapsskikk
Rekneskapsføring skal innrettast i samsvar med god kommunal rekneskapsskikk. God kommunal rekneskapsskikk vil vere i kontinuerleg utvikling i regi av «Foreningen for god kommunal regnskapsskikk», som vil utvikle standardar/normer innanfor rekneskapsområdet.

5.2.6 Vurderingsreglar i balansen
Omløpsmidlar vert vurderte til lågaste verdi av innkjøpskostnad og verkeleg verdi.

Anleggsmidlar vert vurderte til innkjøpskostnad og skal gjerast til gjenstand for avskrivingar som følgje av slit og elde. Avskrivingane får ikkje resultateffekt i driftsrekneskapet. Nedskriving vert gjennomført ved varig verdifall.

5.2.7 Rekneskapslova og lausbladforskrifta
Lausbladforskrifta gjeld for kommunane, jfr rekneskapsforskriftene § 2. Kommunane er fritekne for reglane om rekneskapsperiodar, jfr § 4-3 og ansvar jfr § 6-1. Den nye rekneskapslova kapittel 2 om registrering og dokumentasjon m.v., gjeld også for kommunane frå 1.januar 2002 for den delen av kommunen som leverer mva-oppgåve med heimel i mva-lova og næringsoppgåve med heimel i likningslova.

5.2.8 Meirverdiavgift og investeringsavgift
Lov om meirverdiavgift og lov om investeringsavgift gjelder i prinsippet også for kommunane med unntak for kommunane i lov om meirverdiavgift §11. Kommunane skal sjåast på som ei avgiftseining, unntatt dei verksemder som er avgiftspliktig etter MVAL §11.1. Desse skal handsamast som andre i forhold til resten av kommunen, dvs. som eksterne einingar i forhold til kommunen (rettssubjektet), trass i at dei juridisk sett er ein del av kommunen. Dette utløyser meirverdiavgift ved omsetjing mellom verksemder i same kommune (og eventuelt frådrag for dei som har det).

Meirverdiavgift på omsetjing av alle varer unnateke fast eigedom.

Meirverdiavgift på omsetjing av dei tenester som lova tilseier.

Kommunen kan ha frådrag for inngåande mva. for tenester/bedrifter som driv avgiftspliktig verksemd. Disse einingane vil etter nærare regler også måtte kalkulere og betale investeringsavgift.

5.2.9 Meirverdiavgiftskompensasjon for visse typar tenester
Gjeld for alle tenester/bedrifter som ikkje driv avgiftspliktig verksemd. Kompensasjonen vert inntektsført samla for heile kommunen.

5.3 Rekneskapsavslutning, strykingar og tidsfristar
Førebuingane til rekneskapsavsluttinga tek til med at økonomiavdelinga sender ut ein arbeidsplan til sektorane tidleg i november. I denne arbeidsplanen fastset ein datoar med utgangspunkt i dei ulike fristane som er omtal nedanfor.

Tilviste bilag må leverast til økonomiavdelinga snarast i denne perioden. I praksis vil bokføring av bilag for rekneskapsåret skje heilt til rekneskapen vert avlagt 15.februar.

For å lette arbeidstrykket på økonomiavdelinga i januar og februar, skal planlagde innkjøp så langt mogeleg gjerast innan 20.november.

Tenestene vert pålagde å take ut rekneskapsrapport 5. november. Returfrist for korrigeringar er 20. november. Rapport for november tek ein ut 5. desember. Rapport for desember tek ein ut 5. januar. Sektorane har éi vekes frist på å gje tilbakemelding til økonomikontoret. Tenestene går gjennom og lagar korrigeringsbilag til registrering.

Oversikt over ubrukte budsjettmidlar som ein ønskjer avsett til fond for seinare bruk, sendast økonomiavdelinga innan 25.november. Formannskapet handsamar saka i siste møtet før jul. Kvar konto vert sjekka mot rekneskap/budsjett for kontroll om det er midlar å avsette. Disposisjonsfond kan setjast av dersom det ikkje medfører overskriding på rammeområdet. Oversikt over bruk av fond skal sendast til økonomiavdelinga innan 15. desember.

Frist for 13. lønskøyring er 18. desember. Denne lønskøyringa omfattar berre rettingar. Ordinær løn og timeløn skal leverast til vanleg frist for desemberløna. Lister for møtegodtgjersle for politikarar skal sendast tenestetorg innan 15. november slik at dei kan bli med på desemberløna.

Liste med uteståande fordringar som ikkje går via faktureringssystemet, skal sendast ut til tenesten 1. desember. Tenestene sjekkar om krava er reelle og om beløpet skal inntektsførast i det aktuelle året. Frist til å gje tilbakemelding til økonomiavdelinga er 15. desember. Refusjonskrav kommunen har andsynes andre skal sendast frå tenestene innan 30. november.

Revisjonsmelding frå siste års rekneskap vert gjennomgått for å sikre at alle merknader er tekne omsyn til. Løpande revisjonsmerknader kontrollerast og vert sjekka mot rekneskap for siste år.

Det må gjerast ein kontroll av at alle korrigeringar på budsjett vedteke gjennom året er førte.

5.3.1 Forskrifter om stryking
Driftsrekneskapen

Stryking ved underskot i driftsrekneskapen er også regulert i rekneskapsforskriftene § 9.

Eit underskot skal reduserast gjennom denne prioriterte rekkefølgje:

  1. Stryke overføringar frå driftsrekneskapen til finansiering av utgifter i investeringsrekneskapen i samsvar til vedtak i bystyret.
  2. Stryke avsetjingar til fond når desse har vore forutsett finansiert av årets eller tidlegare års løpande inntekter.
  3. Stryke budsjettert inndekking av tidlegare års underskot når dette har vore forutsett finansiert av årets eller tidlegare års løpande inntekter.

Punkt ein og to står uprioritert i forskriftene og er fastsett av kommunen sjølv. Punkt tre skal i samsvar med forskriftene vernast lengst.

Ved delvis strykingar får rådmannen fullmakt til å prioritere kva avsetningar i drifts-rekneskapen som heilt eller delvis skal strykast og kva utgifter i investeringsrekneskapen som skal prioriterast finansiert ved overføringar frå drift.

Investeringsrekneskapen

Strykingar ved manglande finansiering i investeringsrekneskapen er regulert i rekneskapsforskriftene § 9. Ei netto meirutgift skal først reduserast ved å

  1. Redusere budsjetterte avsettingar finansiert av inntekter ved sal av anleggsmidlar.
  2. Overføre budsjettert, ikkje disponert bruk av ubundne kapitalfond til prosjekt med manglande finansiell dekning

Rådmannen får fullmakt til å avgjere kva budsjetterte avsettingar som skal prioriterast og kva ubundne kapitalfond som skal nyttast.

Er investeringsrekneskapen framleis i ubalanse skal meirutgiftene førast opp til inndekking på investeringsbudsjettet i det året rekneskapen vert lagd fram.

Ei netto meirinntekt skal førast opp til inntekt på investeringsbudsjettet i det året rekneskapen vert lagd fram.

5.3.2 Rekneskapsavlegging
Fagsjef for regnskap leverer ferdig avlagt årsrekneskap til revisjonen innan 15. februar i året etter rekneskapsåret, jf. Rekneskapsforskriftene § 10. Frå same tidspunkt er rekneskapen offentleg.

Rekneskapen vert underskriven av rådmannen og fagsjefen for rekneskap.

Rådmannen har ansvaret for å utarbeide årsmelding. Årsrekneskapen og årsmeldinga skal vere vedteken av bystyret før 1. juli.

Formannskapet skal innstille til bystyret i rekneskapssaka.

Kontrollutvalet skal også handsame rekneskapen og utarbeide desisjonsforslag til bystyret. Kopi av desisjonsforslaget skal sendast til formannskapet slik at dette er kjent ved deira handsaming av rekneskapen.

6. Rapportering

6.1 Periodisk rapportering
I løpet av året skal bystyret handsame følgjande rekneskapsrapportar:

  1. Kvartalsrapport pr. 30. mars
  2. Kvartalsrapport pr. 30. juni
  3. Kvartalsrapport pr. 30. september
  4. Årsrekneskapen skal handsamast innan 1. juli.

I kvartalsrapportane skal det framgå om verksemda vert halden innanfor dei vedtekne budsjettrammer. Dersom det ikkje er tilfelle, må det setjast i verk tiltak for å oppnå budsjettbalanse.

Ansvar: Økonomisjefen

6.2 Årsmelding
Årsmelding skal lagast i samsvar til kommunelova § 48 nr.5. Årsmelding skal handsamast saman med årsrekneskapen og innan 1. juli året etter. Hovudvekta vert lagd på å samanlikne oppnådde resultat med måla i økonomiplanen. I tillegg vert det lagt vekt på å vurdere utviklinga i kommunen over tid (tidsserieanalyser, bruk Kostra-nøkkeltal der dei er tilgjengelege).

 Årsmelding skal i tillegg innehalde:

  • Opplysningar om forhold som ikkje framgår av rekneskapen
  • Informasjon om kommunen si tenesteyting
  • Forhold som er viktige for å vurdere kommunen si stilling og resultatet av verksemda
  • Forhold som omhandlar tryggleiken i rekneskapen
  • Ekstraordinære forhold
  • Viktige hendingar etter rekneskapsåret utløp
  • Andre forhold av vesentleg karakter

Ansvar: Rådmannen

 6.3 Nasjonal rapportering
Nasjonal rapportering (Kostra-rapportering) omfattar elektronisk rapportering til SSB av

  1. Rekneskap
  2. Data frå fagsystema Sosial og Barnevern
  3. Tenesterapportering (elektroniske skjema/frå fagsystem)

Rapporteringsfrist er 15. februar.

 Før start på året skal det være laga ein aktivitetsplan/aktivitetskalender som inneheld:

  • Aktivitet
  • Ansvar
  • Tidsfrist

- slik at det er klart kven som har ansvar for den enkelte reknesskapen og det enkelte tenesteskjema, for opplæring, testing og sending av data.

 Rekneskapsansvarleg skal ha oversikt over dei verktøy som SSB stiller til disposisjon for kommunane.

 Ansvar: Økonomisjefen

7. Reglement for finansforvaltning - feil i link

8. Ymse reglar, rekneskap

8.1 Retningsliner for avskriving av fordringar
Reglement for avsetjing til og avskriving av konstaterte tap på krav, sletting av krav og endring av låne- og betalingsvilkår.

FORMÅL
Forskriftene inneheld ikkje regelverk om fordringar. Fordringane bør vere gjenstand for vurdering som ein naturleg del av den løpande økonomiforvaltninga.

 Dei gamle forskriftene hadde følgjande regelverk om fordringane:

" For at fordringsmassen i balanserekneskapen skal vere mest mogeleg reell, skal denne vere gjennomgått årleg. Fordringar kan avskrivast i bevilgningsrekneskapen utan at det er gjennomført tvangsinnfordring for å kunne konstatere om fordringane er erholdelig. Det må lagast retningslinjer for når fordringane skal kunne avskrivast i balanserekneskapen. Det må derfor i budsjettet førast opp en anslagsbevilgning for kortsiktige fordringar som gjennom året er forventa avskriven."

BRUKSOMRÅDE
Dette reglementet omfattar retningsliner for kor tid det skal gjerast avsetjingar til tap på krav, når krav skal avskrivast fordi dei synest å vere uråd å oppnå/konstaterte tap og når krav skal avskrivast fordi dei kan eller må slettast. I tillegg omfattar reglementet retningsliner for endring av betalings- og lånevilkår.

Reglementet omfattar ikkje skattekrav.

ANSVAR
Rådmannen har andsynes formannskap og kommunestyre ansvar for at prosedyren vert fylgd.

Økonomiavdelinga skal på vegner av rådmannen koordinere og kvalitetssikra alt innkrevingsarbeid i kommunen og rapportere om status.

8.2 Omtale av gjennomføring
Defininsjonar:

Fordring (krav)
Ei kortsiktig fordring er eit krav som forfell til betaling innan 1 år. Døme på kortsiktig fordring er eigedomsavgifter, renter og avdrag på utlån, husleige og opphald i barnehage.

Ei langsiktig fordring er eit krav som forfell til betaling etter 1 år eller meir. Døme på langsiktig fordring er hovudstol på lån.

Kommunerekneskapen skal førast etter «anordningsprinsippet». Dette inneber at dei kommunale krav skal førast som inntekt i resultatrekneskapen og som fordring i balanserekneskapen til dess kravet er betalt.

Misleghaldne fordringar
Ei fordring må sjåast på som misleghalden når den ikkje vert betalt som avtalt. Eit grovt misleghald oppstår når perioden "forfall + 60 dagar" er overskriden.

Tapsavsetning
Dette er ei avsetjing som vert gjord for å dekkje forventa tap på krav slik at fordringsmassen vert mest mogeleg reell.

Endring av låne- og betalingsvilkår
Når debitor ikkje er i stand til å betale eit krav i samsvar med avtale, kan det avtalast endringar i låne- og betalingsvilkår. Endring av betalingsvilkåra omfattar endring av låneform, betalingstidspunkt og korleis betaling skal skje. Endring av lånevilkår omfattar i tillegg også endring av sikring, rente og attendebetalingstid

Konstaterte tap på krav
Eit krav vil vere konstatert som tapt eksempelvis når utleggsforretning ikkje har ført fram ved rettskraftig dom, eller ved at kommunen har gjeve avkall på heile eller delar av kravet.

Sletting skal gjerast på konstaterte tap der kommunen sitt krav andsynes debitor har falle bort, til dømes etter avslutta konkurshandsaming (ikkje privatpersonar), ved tapt rettssak eller ved ettergjeving av gjeld.

8.2.1 Saksgang og ansvarsfordeling i innkrevingsarbeidet 
Dei kommunale krava kan delast i to hovudgrupper:

  • Dei offentlegrettslege krav der grunnlaget for å take betaling er heimla i lov. Døme på offentlegrettslege krav er vatn- og kloakkavgifter og renovasjonsgebyr.
  • Dei privatrettslege krava som byggjer på eit avtalerettsleg grunnlag. Døme på privatrettsleg krav er opphaldsavgift, husleiger, opphaldsavgift i barnehagar, eigenbetaling for heimesjukepleie og utlån.

8.2.2 Saksgang ved innkrevjing av kommunale krav
Rådmannen legg opp til at saksgangen ved innkrevjinga av kommunale krav skal følgje retningsliner og reglar i Inkassoforskrifta av 14.07.89. Innkrevjinga vil variere noko avhengig av type krav og tvangsgrunnlag.

For dei offentlegrettslege krava har skatteoppkrevjaren sjølv heimel som særnamsmann, til å setje i gang tvangstiltak som utleggstrekk, motrekning og utlegg. Økonomiavdelinga vil også kunne drive inn kommunen sine andre krav som eigeninkasso.

8.2.3 Ansvars- og arbeidsdeling i innfordringsarbeidet
Økonomiavdelinga skal på vegner av rådmannen koordinere og kvalitetssikre alt innkrevjingsarbeid i kommunen og rapportere om status. Dei skal i tillegg til å vere kommunen si kompetanse- og kontrollinstans i inndrivinga også stå føre eigeninkasso.

Sjå også pkt 4.2.1 og 4.2.2 om fakturering og purrerutinar i kommunen

Det vert lagt opp til følgjande administrative ansvarsdeling:

Fakturerande eining har ansvaret for:

  • Korrekt fakturagrunnlag og fakturautsending rapportering til Økonomiavdelinga

Økonomiavdelinga har ansvaret for:

  • ei effektiv innkrevjing av alle misleghaldne krav
  • å endre betalingsvilkår når inndriving er iverksett
  • å gjere tapsavsetjingar og avskrivingar av konstaterte tap
  • inngå avtaler om delvis sletting av gjeld etter avtale med fakturerande eining
  • rapportering til fakturerande eining

8.3 Retningsliner for tapsavsetjing, avskriving av konstaterte tap og sletting
8.3.1 Retningsliner for tapsavsetjingar

tapsavsetjinga skal gjerast når eit krav er grovt misleghalde, og skal avspegle den delen av kravet som er tapsutsett. Storleiken på tapsavsetjinga vil såleis vere avhengig av pårekna verdi av sikringa av kravet, etter nærare retningsliner. Når det gjeld utlån, skal også verdien av debitor si attendebetalingsevne vurderast.

I tillegg skal det budsjetterast med ei skjønnsmessig tapsavsetjing til inndekking av framtidige tap på krav på den del av fordringsmassen som enno ikkje er identifisert som tapsutsett. Storleiken på avsetjinga baserer ein på erfaringstal for dei ulike type krav, pårekna verdi av sikringa og evt. attendebetalingsevne.

Tapsavsetjingar skal førast som ei avsetjing til fond, primært på det formål inntekta tilhøyrer.

8.3.2 Retningslinjer for avskriving av konstaterte tap
Føresett at inkasso er prøvt, skal krav reknast som tapt og avskrivast når:

  • konkurs-/dødsbuet er avslutta
  • akkord er stadfest
  • kravet er forelda
  • utleggsforretning ikkje har ført fram
  • ved tapt rettsavgjerd/dom er rettskraftig
  • gjeld vert ettergjeven (utenomrettslig gjeldsordning eller gjeldsordning etter gjeldsordningslova)
  • adresse er ukjend/utvandra (utskrift frå folkeregisteret evt. returpost)
  • eventuelle trygd er realisert og debitor ikkje har økonomisk evne til å svare for restkravet

 For krav som ikkje handsamast som inkassosak, men der det etter gjevne kriteria er mest sannsynleg at inkasso vil gje negativt resultat, kan beløp inntil kr. 10.000,- pr. krav avskrivast som konstatert tap.

Avskriving av konstaterte tap inneber ikkje utan vidare at inndrivinga av kravet sluttar.

Avskriving medfører at ein i rekneskapen ser kravet som tapt, ved at tapet vert utgiftsført i

resultatrekneskapen og at balanseposten Kortsiktige fordringar vert redusert tilsvarande. Som hovudregel skal tapet førast på det føremålet inntekta tidlegare er ført. Eventuelle seinare innbetalingar på konstaterte tap skal førast som inntekt i resultatrekneskapen på det føremålet tapet tidlegare er ført.

 Den vidare inndrivinga av kravet er avhengig av tvangsgrunnlaget og i kor stor grad det er kostnadseffektivt å fortsette innkrevjinga.

Krav som er konstatert tapt, men der kommunen framleis har tvangsgrunnlag andsynes debitor, vert overført til langtidsovervaking etter nærare retningsliner. Dette med tanke på at debitors økonomiske situasjon kan endre seg over tid.

Konstaterte tap der kommunen sitt krav andsynes debitor har falle bort, skal og må slettast. Sletting inneber at vidare arbeid med inndriving av kravet vert avslutta. Debitor skal gjerast kjend med dette

8.3.3 Retningsliner for endring av låne- og betalingsvilkår og sletting av delar av krav.
Som hovudregel skal normal inkassoprosedyre iverksetjast. Når debitor har kortvarige eller

meir omfattande økonomiske problem, kan det gjerast avtale om endring av låne- og betalingsvilkår. Føresetnaden er at avtala ikkje skal vere betre for debitor enn det som vurderast som naudsynt for å inndriva kravet.

Dersom avtale om endring av låne- eller betalingsvilkår ikkje vert overhalden, eller ein ikkje oppnår kontakt med debitor, skal inkassoprosedyre iverksetjast dersom ikkje særskilde grunnar talar imot. Ein føreset skriftleg søknad og svar. Søkaren skal som hovudregel levere dokumentasjon på inntekter, utgifter, formue, gjeld og utskrift av likning.

Det kan inngåast følgjande avtaler om endring av betalings- og lånevilkår og delvis sletting av krav:

For fordringar eksklusive utlån:

  1. Auke tilbakebetalingstida med inntil 1 år for krav utan tvangsgrunnlag, og tilsvarande tvangsgrunnlagets lengde for krav med tvangsgrunnlag.
  2. For krav som er sendt til inkasso, kan det inngåast akkordløysing eller avtale om delvis sletting av krav, maksimalt 25% av beløpet avgrensa oppover til kr. 15.000, føresett at dette kan å gje ei betre dekking av kravet enn ein elles kunne oppnå.

For bustadlån og sosiallån

  1. Auke tilbakebetalingstida med inntil 1 år.
  2. Endre låneform (eksempelvis frå serielån til annuitetslån).
  3. Betalingsutsetjing for ein termin i inntil 1 år.
  4. Redusere renta med inntil 2% i forhold til den til ein kvar tid gjeldande rentesats for den gjeldande lånetype.
  5. Innvilge avdragsfritak i inntil 5 år. Dersom dette også vil innebere forlenging av attendebetalingstida, gjeld punkt 1 over.
  6. Slette forfallen restanse inntil kr. 10.000,- og restgjeld avgrensa oppover til kr. 50.000,- pr. lån.

8.3.4 Fordringar eksklusive utlån
Rådmannen får mynde til å:

I. Avskrive konstaterte tap på krav når:

  • inkasso er prøvd utan resultat
  • akkord er stadfesta
  • kravet er forelda
  • utleggsforretning ikkje har ført fram
  • debitor har fått ei gjeldsordning utanfor eller innanfor gjeldsordningslova
  • debitor er konkurs, død eller utvandra
  • debitor si adresse er ukjend i meir enn 2 år
  • inkasso ikkje er prøvd, men det etter gitte kriteria er svært sannsynleg at inkasso vil gje negativt resultat, avgrensa til kr. 10.000,- pr. krav.

II. Auke tilbakebetalingstida med inntil 1 år for krav utan tvangsgrunnlag, og tilsvarande tvangsgrunnlagets lengde for krav med tvangsgrunnlag.
III. For krav som handsamast som inkassosak, inngå akkordløysing eller avtale om delvis sletting av krav, maksimalt 25% av beløpet avgrensa oppover til kr. 20.000,-.

8.3.5 Bustadlån og sosiallån
Rådmannen får fullmakt til å:

  • Auke tilbakebetalingstida med inntil 1 år.
  • Endre låneform (eksempelvis frå serielån til annuitetslån).
  • Gje betalingsutsetjing for ein termin i inntil 1 år .
  • Redusere renta med inntil 2% i forhold til den til ei kvar tid gjeldande rentesats for lånetypen.
  • Innvilge avdragsfritak i inntil 5 år. Dersom dette også vil innebere forlenging av tilbakebetalingstida, gjeld punkt I over.
  • Slette inntil 50% av forfallen restanse og restgjeld avgrensa oppover til kr. 50.000,- pr lån.

Avskriving av konstaterte tap på krav, endring av låne- og betalingsvilkår og sletting utover det som er nemnt over, vert avgjort av formannskapet.

Klientutvalet får delegert formannskapet si mynde når det gjeld lån etter sosiallova.

8.4 Retningsliner for aktivering og avskriving av eigedelar
I følgje rekneskapsforskriftene § 3 skal visse type inntekter og disponeringa av desse bokførast i investeringsrekneskapen. Slike inntekter og utgifter er ikkje nærare definerte. «Foreningen for god kommunal regnskapsskikk» vil truleg komme med ein god kommunal standard for dette. I mangel av noko betre nyttar vi difor nåverande reglar ved definisjonen av verdien for utgifter i investeringsrekneskap og noverande reglar for levetid.

Utgifter til innkjøp av varige driftsmidlar, som er førte i investeringsrekneskapen, skal aktiverast under kapittel 2.24-2.29 i balanserekneskapen.

Føremålet med aktivering er:

  • å gje eit rettast mogeleg uttrykk for verdien av kommunen sine eigedelar i balansen og dermed eit mest mogeleg korrekt forhold mellom eigedelar og bokført eigenkapital, og
  • å danne grunnlag for ordinære avskrivingar i balansen.

 Eigedelar med ei økonomisk levetid på minst 3 år og innkjøpskostnad på minimum kr 50 000,-, skal førast i investeringsrekneskapen og aktiverast.

Varige driftsmidlar skal aktiverast til innkjøpskost herunder utgifter til forbetringar.

Aktivering gjerast når investeringsprosjektet er ferdig.

Dei aktiverte verdiane av varige driftsmidlar skal vere gjenstand for ordinære avskrivingar i balansen. I tillegg gjerast kalkulatoriske avskrivingar (utan resultateffekt) i driftsrekneskapen.

Meininga med avskrivingar er å redusere verdien av driftsmidla som følgje av slitasje, elde o.l., for dermed å få eit mest mogeleg rett høve mellom eigedelar og bokført eigenkapital.

Avskrivingane skal gjerast med like beløp årleg, fordelt over eigedomen si forventa økonomiske levetid.

I følgje rekneskapsforskriftene skal følgjande avskrivingstider leggast til grunn:

  • EDB-utstyr 5 år
  • Maskiner, transportmidlar 10 år
  • Inventar og utstyr 10 år
  • VAR, pumpeanlegg, reinseanlegg 20 år
  • Parkeringsplassar, trafikklys, brannbil 20 år
  • Bustader, skular, barnehagar, idrettshallar 40 år
  • Vegar, leidningsnett (VA) 40 år
  • Forr.bygg, lagerbygg, adm.bygg,
  • Aldersheimar, institusjonar, kulturbygg 50 år
  • Kyrkjer, brannstasjonar 50 år

Dersom verdien tydeleg vert forringa raskare enn oppført i tabellen over, skal verkeleg levetid nyttast. Når det skjer, skal dette kommenterast særkilt i note til rekneskapen.

Tomter, bustadfelt, industriområde og jordbruks- og skogbruksområde er ikkje gjenstand for avskrivingar. Den aktiverte verdien reduserast etter kvart som sal skjer.

 8.5 Reglar for innbetalingar
Alle innbetalingar til kommunen skal skje til bankkonto eller kontantkasse ved økonomiavdelinga. Innbetalingane skjer i hovudsak på betalingsdokument (faktura/bankgiro) utgjeve av kommunen. Elektroniske innbetalingar må kunne identifiserast, dvs KID-felt må nyttast.

 Det skal føreligge instruks for alle kontantkasser (sjå pkt. 8.6), godkjent av økonomisjefen. Alle som mottek kontant betaling, har ansvar for at betalingane handsamast etter gjeldande instruks.

Utbetalingstilvisingar og sjekkar som kjem i posten, skal utan opphald leverast til økonomiavdelinga. 

Rekneskapsseksjonen/skatteseksjonen fører verdipostjournal for slike innbetalingar. 

Utbetalingstilvisingar og sjekkar til kommunen skal ikkje kunne utbetalast kontant, men godskrivast bankkonto.

 8.6 Reglar for utbetalingar
Utbetalingar gjerast av fagsjef for rekneskap.

Før utbetaling skjer, skal det føreligge ei tilvising, dvs. ei utbetalingsordre frå den som har tilvisingsmynde, jf. kap. 4.1 i økonomireglementet.

Utbetaling av løn skjer éin gang pr. månad. Frist for levering av lønsbilag er 30. i månaden før utbetaling, dersom ikkje særskilt frist er meld på førehand. Ved avslutting av rekneskapsåret gjeld eigen frist, jf. kap. 5.3 i økonomireglementet.

Utbetaling av forskot på løn skal skje unntaksvis, jf. personalregelement

Hovudregelen er at reiserekningar vert utbetalte saman med ordinær løn. Ved utbetaling av reiseforskot skal tilviste reiserekningar i ettertid leverast rekneskapsseksjonen. Dersom dette ikkje skjer, vert det føreteke trekk i lønn.

Utlegg som ikkje går over lønssystemet, vert refundert over bank (eller kasse ved rekneskapsavdeling) på grunnlag av tilvist bilag.

8.7 Reglar for kontantkasse
Økonomisjefen kan i særlege tilfelle innvilge rett til kontantkasse.

Kontantkasse skal berre nyttast til mindre innkjøp når kredittkjøp ikkje er mogeleg eller naturleg, eller som vekslepengar på stader med småoppdrag og småtenester som det vert kravt vederlag for.

Følgjande skal ivaretakast særskilt:
Det vert utpeika ein ansvarleg person for kvar kontantkasse.
Det skal føreligge kvitterte bilag for kvart beløp som er utbetalt frå kontantkassen.
Kvitterte bilag vert oversende for attestering og tilvising før utbetalt beløp blir refundert kontantkassen.
Kassen skal til ei kvar tid vere ajourført, og kontantar og bilag skal til saman utgjere tildelt beløp i kontantkasse.
Kassen skal til ei kvar tid være tilgjengeleg for kontroll frå Økonomiavdelinga og revisjonen.

9. Reglement for investeringsprosjekt

9.1 Formål
Reglementet gir retningsliner for einskapleg handsaming og styring av investeringsprosjekt i kommunen. Et meir utfyllande reglement med fleire detaljar vert å finne i prosjekthandboka for Flora kommune, kor reglement for investeringsprosjekt er utgreia ytterlegare. Dette reglement dannar såleis ei overordna ramme for prosjekthandboka.

9.1.1 Definisjonar
Investeringar gjeld tileigning av varige driftsmidlar som kostar over 50 000 kroner og der investeringsobjektet har ei forventa levetid på minst 3 år. Vanlegvis vil investeringane ligge innanfor kategoriane:

  • · Bygg
  • · Inventar og utstyr inkl. EDB -investeringar, maskiner og kjøretøyer
  • · Anlegg - her også park- og idrettsanlegg

Alle investeringar skal budsjetterast og rekneskapsførast i investeringsbudsjettet/rekneskapen.

Avgrensing mot driftsrekneskapen:

Ved større skader, havari o.l. av/på ei investering innanfor normal levetid, vil reparasjon/ erstatning opp til dagens standard vanlegvis reknast som vedlikehald og skal finansierast over driftsbudsjettet. Ny tileigning av investeringar som er utslitne og skal skiftast ut, vert å rekne som investering dersom dei elles tilfredsstiller ovannemnde kriteria.

9.2 Forholdet til kommunen sitt plansystem
Investeringar vert fremja av rådmannen i samband med den årlege rullering av økonomiplan/ årsbudsjett. Planar for investering kjem som følgje av kommuneplan og delplanar.

  • · Eit investeringsprosjekt startar med ein forstudie.
  • · Når forstudie er politisk handsama kan arbeidet med forprosjekt og detaljprosjekt starte.
  • · Løyving til forprosjekt skal vere innteke i årsbudsjett før planlegging vert sett i gang.
  • · Når endeleg investeringsramme ligg føre vert dette gjennom bystyrevedtak tatt inn i budsjett og økonomiplan.
  • · Endra investeringsramme skal godkjennast av bystyret.
  • · Avvik frå planlagt byggjestart skal innarbeidast i budsjett og økonomiplan.

9.2.1 Investeringsprosjekt utanom økonomiplanen/årsbudsjettet
Rådmann fremmer slike saker til politisk handsaming i bystyret.

9.2.2 Framlegg til løyving
Alle investeringar må vedtakast av bystyret. Løyvingsforslaget skal innehalde:

  1. Totalløyving for heile prosjektet bygd på eit realistisk kostnadsoverslag. Nettoløyving vert ikkje godteke. Eventuelle tilskot og gåver skal vere rekna med i investeringsramma. Uføresette tilskot og gåver kan ikkje nyttast til å auke investeringsramma utan bystyret si godkjenning.
  2. Kontostreng, dvs, ansvar, art, prosjekt og teneste/funksjon.
  3. Fullstendig finansiering.
  4. Ved lånefinansiering utanom økonomiplan/årsbudsjett (enkeltsaker) må avdragstid oppgjevast. Rådmannen får fullmakt til å godkjenne lånevilkåra.
  5. I løyvingssaka skil ein mellom bygningar/tomtekostnader/fast utstyr etc. og inventar/maskiner/transportmidlar etc. Summen av desse postane utgjer investeringa si totalløyving.
  6. Framdriftsplan og likviditet. For alle enkeltinvesteringar skal det i løyvingsvedtaket oppgjevast pårekna framdriftsplan med overslag over periodiserte utbetalingar.
  7. Ved alle løyvingssaker må driftsmessige konsekvensar oppgjevast. For løyvingssaker utanom økonomiplan/årsbudsjett må også finansiering, herunder auka renter og avdrag oppgjevast.

9.2.3 Forholdet mellom økonomiplan og årsbudsjett
Økonomiplan åleine er ikkje grunnlag for iverksetjing av investeringsprosjekt.

9.2.4 Administrasjon
Administrasjon av investeringsprosjekt følgjer prosjekthandboka for Flora kommune.

9.2.5 Prosjektrekneskap
Det skal utarbeidast prosjektrekneskap for alle investeringar, jfr. pkt 9.1.1 i dette reglementog reglement som følgje i prosjekthandbok.

Alle investeringsprosjekt skal gjennomgåast i samband med den løpande rapportering, jfr. krava til rapportering i rekneskapsforskrifta. For fullførte investeringar skal det gjerast ei rekneskapsmessig avslutting - sjå elles under SLUTTREKNESKAP.

9.2.6 Sluttrekneskap
Det skal utarbeidast sluttrekneskap som vert handsama av bystyret.
Sluttrekneskapen skal vere attestert av revisjonen og handsama i kontrollutval.
For byggeprosjekt vert det fremja sluttrekneskap for politisk handsaming seinast eitt år etter at overtakingsforretning har funne stad.
Sluttrekneskapen skal innehalde forslag til vedtak i høve inndekking av overskridingar eller disponering av eventuell overfinansiering.

10. Retningslinjer for inventarprotokoll

10.1 Bakgrunn
I tidlegare rekneskapsforskrifter fanst det pålegg om at det skulle førast detaljert inventarprotokoll.

I dei nye reglane er dette punktet ikkje lenger teke med. Dei nye forskriftene stiller såleis kommunane friare. Difor er berre heilt grunnleggjande reglar i forhold til budsjett- og rekneskapsområdet utforma i paragrafdelen av budsjett og rekneskapsforskriftene.

Men kommunane pliktar å ha god internkontroll og å kunne dokumentere denne. Generelt er inventarprotokoll/registrering med i omgrepet «god internkontroll». Kommunane skal difor framleis føre ein enkel og tilpassa form for inventarprotokoll.

Kommunaldepartementet har tidlegare tilrådd å inventarføre særleg kostbart og/eller lett omsetjeleg utstyr. Dette for å gardere seg mot at ting vert bortførte og selde og ikkje primært for å ha oversikt over formuen, forsikringsomsyn e. a. Men ein bør take omsyn til omgrepa «vesentlighet» og risiko for å vurdere kva som bør inventarførast.

Dersom ambod anten enkeltvis eller fleire samla utgjer ein stor verdi, bør dette inventarførast. Det same gjeld for gjenstandar som har ein viss eigenverdi og som samstundes er enkel å fjerne utan at det vert registrert av andre.

10.1.1 Generelle reglar
Registrering og forvaltning av inventar/utstyr skal skje i samsvar med nedanståande retningsliner som er fastsette av rådmannen.

10.1.2 Registreringsmåtar
Registreringa bør så langt råd er føregå ved hjelp av EDB.

10.1.3 Gjenstand for registrering
Inventar og utstyr med innkjøpspris på minimum kr. 5.000,- for ein enkelt gjenstand, eller pakke samansett av fleire komponentar som naturleg høyrer saman, skal registrerast. Her må det gjerast ei skjønnsmessig vurdering. Prisgrensa gjeld også for det kommunen allereie eig

I høve verdifastsettinga av det kommune allereie eig, tek ein med enkeltgjenstandar eller pakke som nemnt over, dersom nåverdi/marknadsverdi er vurdert til å vere minst kr 5.000,-

Inventar og utstyr som synest å ha ein marknadsverdi lågare enn kr 5.000, men som kan ha høg nytte- eller bruksverdi, vert også teke med.

Følgjande typar inventar og utstyr skal registrerast:
Gruppe 1: Tekniske apparat, inkl. medisinske apparat, verkty, maskiner
Gruppe 2: Alle typar kontormaskiner.
Gruppe 3: Kunstverk, gåver eller andre verdifulle gjenstander eigde av kommunen.
Gruppe 4: Attraktive gjenstandar der det er ein klar tapsrisiko til stades.

Følgjande skal ikkje registrerast:

  • golv- og veggfaste gjenstander
  • alt som skal definerast som forbruksvarer 
  • kontorutstyr

10.1.4 Innhaldet i registreringa
Utan omsyn til registreringsmetode skal oversyna vere innretta slik at dei gjev opplysningar om:

  •  type gjenstand
  • dato for innkjøp
  • innkjøpssum
  • bilag-/fakturanr.
  • avgang i omfang - årsak
  • aktuelt omfang
  • kven som har ansvaret for gjenstanden(avdeling/person)

For kunstverk må type kunstverk, kunstnaren sitt namn, tittel på verket, mål og eventuelt registreringsnummer gå fram av oversynet.

Oppteikninga må i alle tilfelle innrettast slik at oppfølging og kontroll kan skje raskt og effektivt.

10.1.5 Ansvarleg for registreringa
Det formelle ansvaret har leiaren av den enkelte administrative eininga. Leiaren kan utnemne ein medarbeider som har det funksjonelle ansvaret for at registrering og kontroll vert gjennomført i samsvar med gjeldande reglement. Ansvaret for utstyret ligg til den enkelte medarbeidar der utstyret finst. Ansvaret opphøyrer ikkje før skriftleg melding er send til registreringsfører om at utstyret er kassert, overført til anna eining o.l.

10.1.6 Spesielle tiltak ved flytting og sal av utstyr
Ved flytting skal det treffast tiltak for å hindre at noko kjem bort, og at overflødig utstyr vert oppbevart på ein trygg måte.

10.1.7 Kassasjon
Den enkelte administrative eininga har ansvaret for kassasjon av utstyr som ikkje vert nytta.

10.1.8 Kontroll
Det skal minst en gang pr. år gjerast kontroll teljing av det registrerte utstyr. Melding om at teljing er gjennomført skal sendast rådmann og revisjonen, vedlagt eventuell oppgåve over differansar ved teljing, bortkome utstyr i løpet av året og utstyr som er kassert.

11. Retningsliner for tildeling av etableringslån

11.1 Formål
Etableringslån skal nyttast til finansiering av bustad ved:

  • - nyetablering
  • - reetablering etter samlivsbrot, sjukdom el. l.
  • - refinansiering i særlege tilfelle (bustadgjeld)
  • - utbetring (utbetringslån)

11.2 Krav til bustad
Bustaden skal vere nøktern og ha rimeleg storleik i høve til kor stor husstanden er og inntekta i husstanden.

Bustader med standard som VESENTLEG overstiger husbankstandard, vert vanlegvis ikkje finansierte. Det vert ikkje gjeve lån til bustad som er uforholdsmessig dyr jamført med tilsvarande bustader på marknaden. Låntakar må bu i hovudhusvære i bustaden.

11.3 Krav til inntekt
Husstanden må ha ei fast inntekt som etter skjøn/vurdering er tilstrekkeleg til å forsvare buutgifter når standard livsopphaldsnorm vert lagd til grunn. Øvre inntektsgrense varierer med husstanden sin storleik, sjå tabell. Som inntekt vert rekna alle former for løn, trygd og bidrag ned unntak av grunn og hjelpestønad. Barn over 18 år vert ikkje medrekna i familiens storleik.

Husstanden sin Storleik
 
1. person
 
2. personar
 
3. personar
 
4. eller fleire personar
 
Øvre inntektsgrense
 
5 G
 
6 G
 
6,5 G
 
7 G
 
maksimal Låneutmåling
 
250.000,-
 
250.000,-
 
400.000,-
 
400.000,-
 

sjølv om søkar har inntekt over inntektsgrensa, skal ein gjere ei vurdering av søkjaren sin totale økonomi.

11.4 Prioritering
Unge som etablerer seg for første gong skal prioriterast. Av desse skal dei setjast fremst som har vanskar med å skaffe rimelege lån på lånemarknaden. Søkarar som har formue i form av kontantar, bankinnskot og aksjar som tilnærma dekker trongen for eigenkapital (10-20 % av byggekostnad) skal normalt ikkje tildelast etableringslån.

11.5 Låneutmåling
Lånet skal primært nyttast som toppfinansiering, og ikkje utgjere meir enn 20 % av byggekostnad. Som hovudregel gjev ein ikkje lån ut over kr. 200.000,-.

11.6 Vilkår for refinansiering
Trongen for refinansiering må skuldast bustadlån. Det må også ha skjedd ein reduksjon i husstanden si inntekt etter kjøpet til dømes på grunn av arbeidsløyse, sjukdom, samlivsbrot eller dødsfall. Husstanden må ha bruk for etableringslån for å kunne sitje med bustaden. Låntakar må bu i hovudhusvære i bustaden.

Husstanden sin Storleik
 
1. person
 
2. personar
 
3. personar
 
4. eller fleire personar
 
Øvre inntektsgrense
 
5 G
 
6 G
 
6,5 G
 
7 G
 
maksimal Låneutmåling
 
250.000,-
 
250.000,-
 
400.000,-
 
400.000,-
 

 11.7 Krav til sikring
Lån gjeve som toppfinansiering skal som hovudregel ha minimum 2. prioritet og vere innanfor byggesummen. Dersom lånet utgjer meir enn 50 % av finansiering, bør lånet som hovudregel ha 1. prioritets pantesikring i bustaden. Ved refinansiering skal lånet sikrast innanfor 90% av dagens omsetnadsverdi for bustaden.

Lånet skal alltid sikrast med gjeldsbrev og panteobligasjon.

11.8 Overføring
Lån kan overførast til ny eigar etter søknad til administrativt tildelingsutval.

11.9 Handsaming av søknader
Søknader vert handsama administrativt tildelingsutval. Eventuelle klager skal handsamast av kommunen si plan og miljøutvalet deretter i kommunen si klagenemnd.

11.10 Oppdatering og endringar.
Oppdatering av retningslinene for etableringslån skjer fortløpande i tråd med endringar i Husbanken sitt regelverk.