Seglbåt med jente

Pressereglement

Forfatter: Terje Heggheim Frå dato 05.06.2002 Oppdatert 06.12.2010 Erstatter BS 134/92, 37/95, BS 146/09

1. Innleiing

a) Føremål
Føremålet med dette reglementet er å vere mest mogleg open for media, slik at media så lett og tidleg som råd får høve til informasjon om den kommunale verksemda.

b) Heimel for ikkje å offentleggjere saker og dokument
Alle dokument og saker er i utgangspunktet offentlege. Leiar for vedkomande administrasjon tek avgjerd om opplysningar i einskildsaker og einskilde dokument likevel kan unntakast etter offentleglova eller forvaltningslova. Heimel for avgjerda skal opplysast, og prinsippet om meir offentlegheit skal nyttast.
 

2. Utsending av dokument

Kommunelova § 4:
«Kommuner og fylkeskommuner skal drive aktiv informasjon om sin virksomhet. Forholdene skal legges best mulig til rette for offentlig innsyn i den kommunale og fylkeskommunale forvaltning».

Gjeldande reglement for saksbehandling supplerer reglane i dette pressereglementet.

Saker til råd, nemnder, styre, hovudutval, formannskap og bystyre:
Det skal vere berre eitt sakskart til møta. Alle saker som skal handsamast skal stå på kartet. Saker som skal handsamast for lukka dører, skal formulerast slik at det går klart fram kva saka gjeld, utan at fortrulege opplysningar kjem fram.

Tenesteleiar, eller rådmannen tek avgjerd om saka ikkje skal vere offentleg. I tvilstilfelle tek rådmannen avgjerd.

Leiar i hovudutval eller ordførar vurderer dette på ny når sakene vert sende ut til politisk handsaming. Sakskarta og utgreiinga for dei sakene som er offentlege vert sende til media/gjort tilgjengelege på Flora kommune sine nettsider, samstundes med utsendinga til medlemene i dei ulike organa.

3. Dokumentgjenommsyn

a) Journalar og register.

Media har rett til å gjennomgå kommunen sine journalar og register i alle saker. Media har eit sjølvstendig ansvar for at fortrulege opplysningar i journalar og register ikkje vert vidareformidla.

Offentleglova § 12, (tidlegare § 5 a andre ledd) Unntak for resten av dokumentet
”Når organet gjer unntak frå innsyn for delar av eit dokument, kan det også gjere unntak for resten av dokumentet….”

Offentleglova § 13, (tidlegare §5 a første ledd) Opplysningar som er underlagt teieplikt
”Opplysningar som er underlagde teieplikt i lov eller medhald av lov, er unnatekne frå innsyn……..”

Offentleglova § 14 , (tidlegare § 5 første ledd):Dokument utarbeidde for eiga saksførebuing (organinterne dokument)
”Eit organ kan gjere unntak for innsyn for dokument som organet har utarbeidd for si eiga interne saksførebuing….”

Offentleglova § 15, (tidlegare § § 5 trede ledd)Dokument innhenta utanfrå for den interne saksførebuinga.
”Når det er nødvendig for å sikre forvarlege interne avgjerdsprosessar, kan organet gjere unntak frå innsyn for dokument som organet har innhenta frå eit underordna organ i den interne saksførebuinga si…..

Offentleglova 16, (tidlegare § 5 , tredje ledd) Innsyn i interne dokument hos kommune og fylkeskommune.
”Unntaka i §§ 14 og 15 gjeld ikkje:
a) saksframlegg med vedlegg til eit kommunalt eller fylkeskommunalt folkevald organ,

b) saksliste til møte i folkevalde organ i kommunar og fylkeskommunar,

c) dokument frå eller til kommunale og fylkeskommunale kontrollutval, revisjonsorgan og klagenemnder og

d) dokument i saker der ei kommunal og fylkeskommunal eining opptrer som ekstern part i høve til ei anna slik eining…………..”.

b) Saker under behandling, arkiverte saker m v.
Leiar for vedkomande administrasjon tek avgjerd om dokumenta kan utleverast til media. Heimel for avgjerda skal opplysast. Så langt mogleg skal media ha kopi av dokument.

4. Løpande kontakt med media

a) Melding om vedtak
Utskrift av møtebøker skal sendast til media og/ eller vere tilgjengeleg på Flora kommune sine heimesider. I saker som ikkje er offentlege, skal fortrulege opplysningar takast bort før utsending.

Prinsipp om likebehandling av medier vert lagt til grunn i samsvar med offentleglova § 6.

Politisk sekretariat/protokollførar gir på førespurnad opplysning om kva vedtak som er fatta.

b) Opplysningar, kommentarar og vurderingar
Opplysningar om og vurderingar knytt til sakstilhøve vert å gje av tenesteleiarar, stabsleiarar, kommunalsjefar, rådmannen og ordførar.

Vedkomande saksbehandlar skal på førespurnad gje informasjon om fakta, eller vise til rett person eller instans. Alle tilsette skal opptre lojalt overfor administrative eller politiske vedtak.

Administrasjonen skal ikkje gjere politiske vurderingar. Kommunalt tilsette har likevel same rett som andre innbyggarar til å delta i politiske debattar som privatpersonar, også om saker dei har kjennskap til gjennom jobben
 

5. Delegering

Rettar og plikter etter dette reglementet vert delegerte til dei tilsette som vert pålagde plikt til å gå inn i leiarstilling som nemnt når leiar for administrasjon er fråverande.

Utdrag frå Offentleglova- som har spesiell relevans med tanke på driftsoppgåver som rådmann, stabsleiarar, tenesteleiarar og andre med delegert ansvar ofte nyttar.

Offentleglova § 23: Unntak med omsyn til det offentlege sin forhandlingsposisjon m.m.
«Det kan gjerast unntak frå innsyn for opplysningar når det er påkravd av omsyn til ei forsvarleg gjennomføring av økonomi-, lønns-, eller personalforvaltninga til organet…..”

Offentleglova § 24: Unntak for kontroll-og reguleringstiltak, dokument om lovbrot og opplysningar som kan lette gjennomføring av lovbrot
” Det kan gjerast unntak frå innsyn for opplysningar når det er påkravd fordi innsyn ville motverke offentlege kontroll- eller reguleringstiltak eller andre pålegg eller forbod, eller føre til fare for at dei ikkje kan gjennomførast….”

Offentleglova § 25: Unntak for tilsetjingssaker
” Det kan gjerast unntak for dokument i sak om tilsetjing eller forfremjing i offentleg teneste….

Unntaket gjeld ikkje søkjarlister (namn, alder, stilling eller yrkestittel, bustad og arbeidskommune……..”